Komunikasi
dalam Manajemen
A.
Pengertian Komunikasi
Istilah komunikasi berasal dari kata Communicare atau Communis
(Latin) yang berarti sama atau menjadikan milik bersama. Kalau kita
berkomunikasi dengan orang lain, artinya kita berusaha agar apa yang
disampaikan kepada orang lain tersebut menjadi miliknya.
Menurut Davis (1981) komunikasi adalah sebagai pemindahan
informasi dari satu orang ke orang yang lain. Sedangkan menurut Schram,
komunikasi adalah berusaha untuk mengadakan persamaan dengan orang lain.
Menurut Astrid, komunikasi adalah kegiatan pengoperan lambang
yang mengandung arti atau makna yang perlu dipahami bersama oleh pihak yang
terlibat dalam kegiatan komunikasi. Sedangkan menurut Roben, komunikasi adalah
kegiatan penyampaian pesan atau informasi tentang pikiran ataupun perasaan.
Dari beberapa pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa
komunikasi adalah kegiatan penyampaian pesan ataupun informasi yang mengandung
makna yang dapat dipahami bersama oleh orang yang terlibat di dalamnya.
B.
Proses Komunikasi
Proses komunikasi adalah bagaimana komunikator menyampaikan
pesan kepada komunikan-nya, sehingga dapat menciptakan suatu persamaan makna
antar komunikan dengan komunikatornya. Proses komunikasi bertujuan untuk
menciptakan komunikasi yang efektif (sesuai dengan tujuan komunikasi pada
umumnya). Proses komunikasi banyak melalui perkembangan. Proses komunikasi dapat
terjadi apabila ada interaksi antar manusia dan ada penyampaian pesan untuk
mewujudkan motif komunikasi. Model yang paling sederhana dalam komunikasi antar
pribadi adalah adanya pengirim, berita dan penerima. Jika salah satu dari tiga elemen hilang maka tidak bisa disebut
dengan komunikasi. Contoh model komunikasi yang paling canggih adalah Model Proses.
1. Pengirim
Pengirim adalah seseorang yang
mempunyai kebutuhan serta mempunyai kepentingan untuk mengkomunikasikan kepada
orang lain.
2. Pengkodean
(encoding)
Pengirim yang mengkodekan
informasi yang akan disampaikan ke dalam symbol atau isyarat yang biasanya
dalam bentuk kata agar orang lain mengerti apa informasi yang disampaikan.
3. Pesan (message)
Pesan dapat berupa berbagai
bentuk yang dapat dirasakan atau dapat dimengerti satu atau lebih panca indera
penerima.
4. Saluran
(channel)
Saluran adalah cara
mentransmisikan pesan, misalnya kertas untuk surat. Agar komunikasi dapat
berjalan efektif dan efisien, saluran harus sesuai untuk pesan.
5. Penerima
(receiver)
Penerima adalah orang yang
menafsirkan pesan dari penerima. Jika pesan tidak sampei kepada penerima
komunikasi tidak akan berjalan.
6. Penafsiran
kode (decoding)
Penafsiran kode adalah proses
dimana penerima menafsirkan pesan dan menerjemahkan menjadi informasi yang
berarti. Semakin tepat penafsiran penerima terhadap pesan yang dimaksud maka
akan semakin efektif komunikasi yang terjadi.
7. Umpan
balik (feedback)
Pembalik dari proses komunikasi
dimana reaksi terhadap komunikasi pengirim dinyatakan. Karena penerima telah menjadi
pengirim, umpan balik mengalir lewat langkah yang sama seperti semula. Semakin
cepat umpan tersebut kembali semakin efektif komunikasi yang terjadi.
C.
Hambatan Komunikasi
Menurut Ron Ludlow & Fergus Panton (1992), ada
hambatan-hambatan yang menyebabkan komunikasi tidak efektif diantaranya :
1. Status effect
Adanya perbedaaan pengaruh
status sosial yang dimiliki setiap manusia. Misalnya karyawan dengan status
sosial yang lebih rendah harus tunduk dan patuh apapun perintah yang diberikan
atasan. Maka karyawan tersebut tidak dapat atau takut mengemukakan aspirasinya
atau pendapatnya.
2. Semantic Problems
Faktor semantik menyangkut
bahasa yang dipergunakan komunikator sebagai alat untuk menyalurkan pikiran dan
perasaanya kepada komunikan. Demi kelancaran komunikasi seorang komunikator
harus benar-benar memperhatikan gangguan sematis ini, sebab kesalahan
pengucapan atau kesalahan dalam penulisan dapat menimbulkan salah pengertian (misunderstanding) atau penafsiran (misinterpretation) yang pada gilirannya
bisa menimbulkan salah komunikasi (miscommunication).
Misalnya kesalahan pengucapan bahasa dan salah penafsiran seperti contoh :
pengucapan demonstrasi menjadi demokrasi, kedelai menjadi keledai dan
lain-lain.
3. Perceptual distorsion
Perceptual
distorsion dapat disebabkan karena perbedaan cara pandangan yang
sempit pada diri sendiri dan perbedaaan cara berpikir serta cara mengerti yang
sempit terhadap orang lain. Sehingga dalam komunikasi terjadi perbedaan
persepsi dan wawasan atau cara pandang antara satu dengan yang lainnya.
4. Cultural Differences
Hambatan yang terjadi karena disebabkan
adanya perbedaan kebudayaan, agama dan lingkungan sosial. Dalam suatu
organisasi terdapat beberapa suku, ras, dan bahasa yang berbeda. Sehingga ada
beberapa kata-kata yang memiliki arti berbeda di tiap suku. Seperti contoh :
kata “jangan” dalam bahasa Indonesia artinya tidak boleh, tetapi orang suku
jawa mengartikan kata tersebut suatu jenis makanan berupa sup.
5. Physical Distractions
Hambatan ini disebabkan oleh
gangguan lingkungan fisik terhadap proses berlangsungnya komunikasi. Contohnya
: suara riuh orang-orang atau kebisingan, suara hujan atau petir, dan cahaya
yang kurang jelas.
6. Poor Choice of Communication Channels
Adalah gangguan yang disebabkan
pada media yang dipergunakan dalam melancarkan komunikasi. Contoh dalam
kehidupan sehari-hari misalnya sambungan telephone yang terputus-putus, suara
radio yang hilang dan muncul, gambar yang kabur pada pesawat televisi, huruf
ketikan yang buram pada surat sehingga informasi tidak dapat ditangkap dan
dimengerti dengan jelas.
7. No Feed-Back
Hambatan tersebut adalah
seorang sender mengirimkan pesan kepada receiver
tetapi tidak adanya respon dan tanggapan dari receiver maka yang terjadi adalah komunikasi satu arah yang
sia-sia. Seperti contoh : Seorang manajer menerangkan suatu gagasan yang
ditujukan kepada para karyawan, dalam penerapan gagasan tersebut para karyawan
tidak memberikan tanggapan atau respon dengan kata lain tidak peduli dengan
gagasan seorang manajer.
D.
Definisi Komunikasi Interpersonal Efektif dalam
Organisasi
Komunikasi interpersonal merupakan komunikasi yang mempunyai
efek besar dalam hal mempengaruhi orang lain terutama per-individu. Secara umum
definisi komunikasi interpersonal adalah “Sebuah proses penyampaian
pikiran-pikiran atau informasi dari seseorang kepada orang lain mealui suatu
cara tertentu sehingga orang lain tersebut mengerti apa yang dimaksud oleh
penyampaian pikiran-pikiran atau informasi. Komunikasi interpersonal merupakan
aktivitas yang dilakukan dalam kehidupan sehari-hari dan merupakan cara utuk
menyampaikannya dan menerima pikiran-pikiran, informasi, gagasan, perasaan, dan
bahkan emosi seseorang sampai pada titik tercapainnya pengertian yang sama antara
komunikator dan komunikan.
Komunikasi dalam organisasi atau perusahaan dapat menentukan
efektif atau tidaknya dalam suatu penyampaian pesan atau perintah antar anggota
organisasi, baik antara atasan dengan bawahan (downward communication), bawahan dengan atasan (upward communication), maupun antar
anggota yang jabatannya setaraf (lateral
communication). Secara sederhana, komunikasi adalah proses penyampaian atau
transfer dan pemahaman suatu pengertian (meaning).
Jadi dalam berkomunikasi, kita harus efektif menyampaikan pesan yang ada pada
kita kepada orang lain. Adapun berkomunikasi secara langsung dan sesuai dengan
pesan yang ingin disampaikan kepada orang lain. Karena dapat mengubah sikap,
pendapat dan perilaku seseorang dengan efek umpan balik secara langsung. Proses
berkomunikasi dimulai dari adanya pesan yang akan disampaikan oleh pengirim,
kemudian ditransfer melalui suatu channel
(saluran), kemudian diterima oleh penerima.
Adapun komunikasi interpersonal efektif dalam suatu
organisasi mencakup dua bagian yaitu componential
dan situational.
1. Componential
Menjelaskan komunikasi antar
pribadi dengan mengamati komponen-komponen utamanya, dalam hal ini adalah
penyampaian pesan oleh satu orang dan penerimaan pesan oleh orang lain dengan
berbagai dampaknya dan dengan peluang untuk memberikan umpan balik dengan
segera.
2. Situational
Interaksi tatap muka antara dua
orang dengan potensiumpan balik langsung dengan situasi yang mendukung
disekitarnya.
E.
Model Pengolahan Informasi (Rational, Limited Capacity, Expert dan Cybernetic)
Model-model Pengolahan Informasi
pada dasarnya menitikberatkan pada cara-cara memperkuat dorongan-dorongan
internal (datang dari dalam diri) manusia untuk memahami dunia dengan cara
menggali dan mengorganisasikan data, merasakan adanya masalah dan mengupayakan
jalan pemecahannya, serta mengembangkan bahasa untuk mengungkapkannya. Model
Pengolahan informasi berorientasi pada :
1. Proses Kognitif
2. Pemahaman Dunia
3. Pemecahan Masalah
4. Berpikir Induktif
F.
Model Interaktif
Manajemen
1. Confidence
Dalam manajemen timbulnya suatu
interaksi karena adanya rasa nyaman. Kenyamanan tersebut dapat membuat suatu
organisasi bertahan lama dan menimbulkan suatu kepercayaan dan pengertian.
2. Immediacy
Ini adalah model organisasi
yang membuat suatu organisasi tersebut menjadi segar dan tidak membosankan.
3. Interaction management
Adanya berbagai interaksi dalam
manajemen seperti mendengarkan dan juga menjelaskan kepada berbagai pihak yang
bersangkutan
4. Expressiveness
Mengembangkan suatu komitmen
dalam suatu organisasi dengan berbagai macam ekspresi perilaku.
5. Other-orientation
Dalam hal ini suatu manajemen
organisasi berorientasi pada pegawai.
Referensi
:
Devito,
J. (2001) Komunikasi antar manusia. Tangerang:
Kharisma Publishing.
M. Rogers, E. (2005). Communication in organization. New York: Gramedia.
Mulyana,
D. (2005). Ilmu komunikasi: suatu pengantar.
Bandung: Remaja Rosdakarya.
